Hilcona

Der Kunde

Hilcona ist der Marktführer im Bereich FrischeConvenience in Deutschland, Österreich und der Schweiz. 1935 als Konservenfabrik von Toni Hilti in Liechtenstein gegründet, umfasst die Hilcona Gruppe heute, dank frischem Denken, beständiger Innovation und Expansion, verschiedene Produktions- und mehrere Vertriebsstandorte. Produkte wie frische Nudeln, Saucen, Tiefkühlkost, Fertiggerichte, Konserven und fertige Sandwiches richten sich an Einzelhändler, CateringUnternehmen, Hotels oder Gastronomie.

"Die Lösung umfasst ein neues, revisionssicheres Langzeitarchiv sowie einen modernen Kreditoren-Workflow den wir zur elektronischen Prüfung und Zahlungsfreigabe von Rechnungen verwenden. Comarch ECM begeistert mit Flexibilität für die Anwender und selbstlernenden Erkennungsmechanismen von Rechnungen beim Scanning." Serkan Demiray, Informatik - Applikationsbetreuer, Hilcona AG

Daten und Fakten

NameHilcona
BrancheLebensmittel
Mitarbeiter2000
Produktefrische Nudeln, Saucen, Tiefkühlkost,etc.
Homepagewww.hilcona.com

Geschäftliche Herausforderungen

Hilcona entschied sich für Comarch ECM, um durch automatisierte Workflows und umfassendes Prozessmanagement die unternehmensinternen Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Eine der größten Herausforderungen bei der Projektumsetzung war, Anforderungen unterschiedlicher  Benutzergruppen zu berücksichtigen und eine Balance zu finden zwischen dem, was aus technischer Sicht möglich ist, und dem, was im Unternehmen tatsächlich benötigt wird. So konnte letztendlich die  bestmögliche ECM-Lösung implementiert werden, dank derer alle Geschäftsprozesse bei Hilcona optimiert wurden.

HERAUSFORDERUNGEN:

  • Komplexe Prozesse rund um die Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen
  • Große Mengen zu verarbeitender und archivierender Dokumente
  • Viele unterschiedliche Benutzergruppen und entsprechend vielfältige Anforderungen an das System
  • Verzögerungen bei der bisherigen Art der Dokumentenverarbeitung

Die Lösung

Um allen Anforderungen von Hilcona gerecht zu werden, hat Comarch ein Windows-basiertes  ECM-System implementiert. Ein international aufgestelltes Team aus hochqualifizierten  ComarchSpezialisten aus Deutschland, Polen und der Schweiz entwickelte einen umfassenden Workflow für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die automatische Indexierung und die übersichtliche Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten, um insbesondere die Arbeit der Buchhaltung zu vereinfachen.

Bei der Dokumentenerfassung wird ein OCR-Modul eingesetzt, wodurch die Rechnungsdaten vom System automatisch erkannt und anschließend für jede Rechnung archiviert werden. So konnten Prozesse rund um die Übertragung von Rechnungen ins System automatisiert und deutlich beschleunigt werden. Zugleich ermöglicht das System, manuelle Vorgänge zu reduzieren und Fehler bereits bei der  Dokumentenerfassung zu eliminieren.

Die verarbeiteten und akzeptierten Rechnungsdaten werden in ein integriertes System von JD Edwards übertragen, wodurch im ERP-System bereits vollständig verifizierte Daten vorzufinden sind.

Seit dem Go-Live im November 2013 werden die Workflows und das Archiv von Comarch ECM täglich  von etwa 100 Benutzern verwendet. Diese Anzahl wächst kontinuierlich. Innerhalb der ersten zwei Jahre seit der Systemeinführung wurden in Comarch ECM knapp fünf Millionen Dokumente gespeichert.  Inzwischen archiviert Hilcona pro Monat zwischen 200.000 und 300.000 Dokumente. Dazu zählen nicht mehr nur Rechnungen, sondern auch Logistik- und andere Finanzdokumente.

Weiterhin umfasste das Projekt die Migration von weiteren rund zehn Millionen Dokumenten aus dem  vorherigen Hilcona-Archiv.

Vorteile

  • Beschleunigung der Dokumentenverarbeitung durch Automatisierung von Arbeitsgängen, Reduzierung manueller Vorgänge sowie Überwachung termingerechter Ausführung einzelner Aufgaben
  • Geringere Fehlerquote und geringere Verzögerungszeiten als mit der bisherigen Verarbeitungsmethode
  • Schnellere und zielgerichtete Suche nach Dokumenten
  • Sicherstellung der Einheitlichkeit und Vollständigkeit der Dokumentation
  • Anpassung des Systems an individuelle Anforderungen aller Benutzergruppen

Warum Comarch?

Wichtigste Kriterien bei Hilconas Entscheidung für Comarch als ECM-Anbieter waren Comarchs stabile Marktposition, die langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit in anderen Bereichen und die günstigen Konditionen des Comarch-Angebots. Daneben spielten auch die Skalierbarkeit der IT-Lösung sowie  Comarchs Flexibilität hinsichtlich der Anpassbarkeit an die Kundenbedürfnisse eine große Rolle bei der Auswahl des Anbieters.

Hilcona Referenz herunterladen